Диктофон – ловушка идей
Автор: Смирнов Олег, руководитель технического бюро корпорации “Парус”
Диктофон – ловушка идей
Мне и моим коллегам платят деньги за идеи, которые мы же и реализуем в жизнь. Таких людей, как мы, – много. Менеджеры, которые формируют будущее компаний. Писатели, которые пишут умные и интересные книги. Конструкторы и дизайнеры, которые создают красивые и полезные вещи. Они видят смысл в своей деятельности, получают удовольствие от работы и имеют благодарных потребителей своей продукции и услуг. Именно для таких людей и написана эта статья – речь в ней пойдет об эффективных приемах организации творческой деятельности с использованием диктофона, о разумном расходовании нашего драгоценимого времени.
Олег Смирнов, руководитель технического бюро корпорации «Парус» Smirnoff@parus.ru
Условно-неэффективное время
Следует заметить, что наиболее действенные методы эффективной организации труда, оптимизации времени работы и отдыха и способы выявления наших скрытых временных резервов базируются на применении методологии тайм-менеджмента. Один из базовых тайм-менеджерских инструментов, хронометраж, позволяет очень скоро обнаружить неиспользуемое или неэффективно используемое потенциально продуктивное время. Суть хронометража очень проста: нужно фиксировать в блокноте время начала и завершения любых дел при каждом переключении внимания между делами. Примерно через неделю самоистязания можно пожинать вкусные плоды, проанализировав результаты.
Подспудно с оптимизацией всего своего времени работы и отдыха мне удалось выявить таким образом гигантское количество условно-неэффективного времени. Сейчас объясню, что это такое. Давайте вспомним, как обычно живут креативщики. После появления задачи, проблемы мозг занимается поисками ответов независимо от внешних обстоятельств. Сознание и его подсознание выдают результат решения задач когда угодно и где угодно – за рабочим столом, в дороге, на прогулке и даже во сне.
Условно-неэффективное время – это ситуации, в которых невозможно заниматься никакими операциями по обработке информации, за исключением собственно думания, размышлений. Если проще, то в таких ситуациях неудобно или невозможно записывать, фиксировать свои мысли на бумагу или в компьютер.
Наиболее общие и знакомые всем ситуации таковы:
n мы идем пешком
n нас неудобно везут в транспорте
n мы за рулем своего автомобиля застряли в пробке
Кроме этих очевидных случаев, бывает масса индивидуальных ситуаций, когда фиксация мыслей на бумаге бывает крайне неудобна, неэффективна или неуместна. Каждый из нас успешно «накопает» до 3-4 часов в день подобного времени.
Что там душой кривить, а сколько бывает ситуаций, когда лень записывать на бумагу свои мысли? Обидно то, что лень и качество мыслей во время лени порой абсолютно никак не связаны. Зачастую сама мысль-идея кажется не очень достойной, чтобы сделать усилие для ее фиксации. Во всех этих случаях явно просматривается риск потери нужной информации – из-за «скорострельности» мыслей очень важно немедленно фиксировать, ловить мысль, особенно в ситуации «непрерывных очередей».
Если мысль зафиксирована, то наш «процессор» разгружается для построения следующей, более сложной мыслеконструкции. Когда удобно записывать мысли на бумагу или в компьютер – проблем нет, – все приличные люди записывают свои мысли на карточки, в блокноты и файлы, в органайзеры и на стикеры. Когда мысль неудобно записывать на бумагу или в компьютер, то остается диктофон, голосовое средство фиксации мыслей.
Оставим без внимания упреки граждан, которые безапелляционно заявят, что в «ваше условно-неэффективное время нужно не думать, а отдыхать, ничего не делать». Но голове креативного человека не прикажешь не думать.
Читатели, полагающие, что эта статья написана для лиц престарелого возраста, страдающих склерозом, – тоже заблуждаются. Непрерывная фиксация мыслей и идей на внешних носителях не является чем-то необычным и противоестественным. Так делают все люди творческих профессий – менеджеры, предприниматели, писатели, научные работники, методисты, преподаватели, рекламисты, программисты, артисты, дизайнеры. Даже приличные государственные чиновники. Они непрерывно фиксируют, накапливают, систематизируют информацию в своих картотеках и базах данных, а потом синтезируют новые знания в виде интеллектуальных продуктов – ноу-хау, изобретений, статей, книг, сайтов, методик, учебных курсов, тренингов, презентаций, речей и т. д.
Мыслей больше не станет
Я сконструировал эту статью лежа на диване, идя пешком, в утренних и вечерних автомобильных пробках. Идея, структура и ключевые наполнители статьи – исключительно из диктофона. Это действительно была самоцель – сделать статью в таких ситуациях: во-первых, из спортивного интереса, а во-вторых, чтобы поделиться с вами одним из методов повышения эффективности работы с информацией.
Поработав несколько дней с диктофоном, решил провести банальный анализ эффективности работы с информацией, оценивая среднее количество информационных карточек, ежедневно пополняющих мои личные картотеки. Результат не оказался неожиданным.
1. До приобретения диктофона – 7 «мыслекарточек» в день (походный инструмент фиксации мыслей – блокнот)
2. После приобретения диктофона – 16 «мыслекарточек» в день
Выводы очевидны:
n Мыслей больше не стало, появился удобный инструмент их фиксации.
n Потеря информации, идей в первом варианте – налицо.
Вездесущий диктофон
Диктофон может исполнять следующие базовые функции.
1. Планирование деятельности
2. Учет событий
3. Фиксация мыслей
4. Самообучение
Первые две функции относятся к области самоуправления, третья и четвертая функции – к области саморазвития. Аспекты, связанные с фиксацией мыслей, мы уже обсудили. С планированием деятельности все вполне разумно – то, что нужно сделать, наговариваем в диктофон в виде отдельных сообщений – дел. Наговариваем где угодно и когда угодно. Разгребаем диктофон – по мере необходимости. Если у вас не было личного секретаря, то вы его получили.
Те люди, которые любят вести дневник своей жизни, получают уникальный вспомогательный инструмент регистрации событий. Оставляю возможность автобиографам пофантазировать самостоятельно о прелестях звукозаписи. Не автобиографы могут фиксировать в диктофон ключевые события, так называемые положительные и отрицательные обратные связи от внешней среды. Наиболее ценны отрицательные обратные связи – это те сигналы, которые мы получаем от окружающих нас людей в ответ на ранее сделанные нами ошибочные действия. Ежедневно фиксируя и анализируя сигналы о возникающих угрозах (-) или появляющихся благоприятных возможностях (+), мы получаем прекрасный материал для оперативного перестроения стратегических и тактических схем нашей профессиональной и личной деятельности.
Ортодоксальные тайм-менеджеры, эти ревностные приверженцы сплошного хронометража всей своей жизни, наконец получают возможность фиксировать время начала и завершения любого события – где угодно и когда угодно. В конце дня перенес из диктофона на тайм-шит вожделенные цифры – часы и минуты, – подсчитал, сгруппировал, проанализировал, сделал выводы и уснул счастливым.
О самообучении. Очевидно, что с появлением диктофона можно записывать лекции, семинары, совещания (в том числе те из них, на которых лично не смог быть). Прослушивая записи, повышать уровень своего развития – обучаться.
Для людей, заботящихся о чистоте русской речи и повышении своих ораторско-риторических и коммуникативных способностей, диктофон – незаменимая вещица. Прослушивая свои выступления, можно узнать много нового о себе, о своей манере говорить. Часто ли вы слышите со стороны свой голос?
Еще весьма полезно такое упражнение: открыть любимое литературное произведение и вообразить, с помощью диктофона, себя на полчаса именитым чтецом. Очень многие из людей, которые никогда в своей жизни не делали таких упражнений, будут слегка озадачены после прослушивания записи. Оставляю вам, уважаемые читатели, возможность провести самостоятельно столь увлекательный эксперимент.
Даже людям, не мечтающим стать выдающимися ораторами или литературными чтецами, все равно не помешает избавиться от слов-паразитов «ну», «вот» и «значит».
Как выяснилось в процессе эксплуатации диктофона, очень удобно, просматривая видеопрограммы, комментировать интересные места, а потом создавать информационные карточки. Очевидно, что на бумагу не успеешь записывать чужие мысли. Можно отказаться от привычки пачкать маркером книги и статьи. Можно комментировать по шагам свои действия (если это важно) или описывать текущую ситуацию, обстановку.
Самому с собой уместно разговаривать практически везде и всегда. Если будете бормотать в диктофон при своих, то свои поймут, потому что объясните. На взгляды мимолетных прохожих, проезжих и прочих посторонних людей можно не обращать внимания. Ровно таким образом не обращать внимания, как это делают люди с наушниками в метро. Комплекс необычности прилюдного говорения «в руку», неловкости особого рода, проходит очень быстро. Просто посмотрите на себя со стороны – что необычного в том, что человек наговаривает в диктофон нужные ему вещи?
Разумеется, бывают ситуации, когда «самому с собой» разговаривать неуместно, но количество таких ситуаций крайне незначительно. Например, не следует говорить в свой диктофон, глядя прямо в глаза милиционеру в международном аэропорту Шереметьево-2.
Интервью с диктофоном
Этот раздел статьи касается профессиональных аспектов деятельности, нюансов проведения разного рода интервью с применением диктофона.
Интервью интервью рознь. К официозному интервью обе стороны готовятся заранее, и диктофон на столе не вызывает явного отторжения. Интервью, целью которого является нежурналистский съем информации – например, во время проведения предпроектного обследования на IT или консалтинговых проектах, – требует особого подхода.
Во-первых, необходимо заранее договориться с интервьюируемым о записи на диктофон. Приготовьтесь к тому, что наиболее ценной информации вы не получите, если не будете демонстративно отключать диктофон в нужные моменты.
Во-вторых, само осознание факта, что диктофон все записывает, очень плохо сказывается на «внимательностных» способностях человека, который проводит интервью. Расслабляется человек, понадеявшись на диктофон, и не задает самых нужных вопросов и не получает самой ценной информации.
В-третьих, времени на получение и обработку информации уходит вдвое больше. Да и при прослушивании неэффективного, расслабленного интервью вопросов остается больше, чем ответов.
В-четвертых, человек, записывающий важные мысли собеседника на бумагу, демонстрирует гораздо большее уважение интервьюируемому, нежели человек, пользующийся диктофоном.
Какие можно сделать выводы? Все очень просто: договаривайтесь об использовании диктофона, выключайте его, когда он неуместен, записывайте интервью также на бумагу и постарайтесь забыть, что диктофон есть и он пишет.
Наш инструмент
Если у вас уже сейчас возник совершенно справедливый вопрос: «А как же я раньше-то жил без диктофона?», то займемся выбором подходящего инструмента.
Дабы не пожалеть о неправильно принятом решении, сформулируем задачу выбора более точно – нам нужно нечто компактно-звукозаписывающе-удобное. А вдруг есть нечто с такими свойствами, но не диктофон?
«Компактно-звукозаписывающее» бывает следующих видов:
n диктофоны микрокассетные отдельные
n диктофоны цифровые отдельные
n звуковые записные книжки
n записывающие MD-плейеры
n сотовые телефоны со встроенными диктофонами
Что такое удобство
использования?
Предлагаю четко определиться, что мы будем понимать под «удобством использования». Если совсем абстрактно, то удобство использования – это возможность не раздражаться по пустякам. Если конкретнее, то удобство – это простота, возможность совершать минимальное количество действий с прибором и тратить минимальное время на совершение оных. Учитывая «скорострельность» мыслей, наш прибор должен быть подобен револьверу в ковбойской кобуре: мысль – рывок – выстрел (запись).
Диктофоны микрокассетные
отдельные
Диктофоны микрокассетные самые дешевенькие и неподходящие.
Звуковые записные книжки
Должен честно признаться, что подобную милую штуковину на веревочке своими глазами не видел и руками не трогал, поэтому доверимся краткой аннотации, списанной из интернетовских новостей: «Уникальная интегральная записная книжка на каждый день. Очень компактная: размер 56 x 85.8 x 22.5 мм, вес 80 граммов (без батарейки). Прослушивание на встроенном динамике. 10 минут записи с высоким качеством звука. 3 области хранения (обычная, специальная, выбранная случайно). Запись во встроенную флэш-память – до 99 сообщений».
Вполне вероятно, что нам такой большой брелок вполне бы сгодился, но… Наушники не подключаются, дисплея нет, 10 минут мало, выгрузки данных нет.
Записывающие MD-плейеры
MD-плейер – прекрасная вещь. Вмещает гигантское количество звуковой информации на сменных мини-дисках, вдобавок музыку можно слушать качественно. Хоть и невелик, но квадратненький, и стоит, как велосипед. Для записи нужно подключить внешний микрофон и манипулировать двумя кнопками. Производителям MD-плейеров: встройте в аппарат микрофон и сделайте одну кнопку записи.
Сотовые телефоны
со встроенными диктофонами
Вот выдержка из технического паспорта одного из таких сотовых телефонов: «Возможности диктофона: запись голосовых сообщений до 20 минут каждое в пределах доступной на FLASH-карте памяти (до 5 часов записи на одну карту), возможность вызова записанных сообщений по расписанию календаря».
Дальнейшие мои рассуждения могут показаться вам необъективными, так как сотовый телефон (без диктофона) у меня уже был и покупать второй не хотелось. И тем не менее, четко осознавая соблазн иметь весь необходимый инструментарий в одном месте, позвольте усомниться в удобности диктофона «из сотового телефона».
Общий довод такой: встроенный в сотовый телефон диктофон является вспомогательным, а не основным средством, следовательно, по определению функционально обижен. Например, в одной из моделей для записи нужно последовательно нажать кнопку «Memo», а затем кнопку записи. Производителям сотовых телефонов: сделайте встроенный диктофон удобным и простым в использовании.
Цифровые диктофоны
Остаются цифровые диктофоны. Вот цифровые диктофоны почти все как на подбор устроены удивительно умно.
1. Большинство цифровых диктофонов имеет дисплей.
2. Записи можно организовать в файлы. В файлах хранятся отдельные сообщения, их можно завести несколько сотен.
3. При нажатии кнопки записи прибор всегда организует новое сообщение, никогда не перетирая ранее записанное.
4. При удалении сообщения нижерасположенные сообщения перенумеровываются, не оставляя «дырок» в памяти и на мониторе.
У вас наверняка возник технический вопрос – на сколько времени записи должно хватать памяти у диктофона?
У меня диктофон с объемом памяти на 4 часа звукозаписи, 2 файла и 199 сообщений. Этого вполне достаточно, даже слишком. И здесь нужно руководствоваться золотым правилом Паретто. В 80% случаев вы будете фиксировать свои короткие мысли-сообщения по нескольку секунд; только в 20% случаев вам понадобится сделать длинные аудиозаписи. От этого известного правила не легче, соглашусь – вам может захотеться записать двухдневный семинар, цикл лекций и т. д. Помните, однако, что накопленные записи можно сливать и на магнитофон, и на компьютер, и не забывайте, что наш диктофон – это оперативный инструмент вспоможения творческой деятельности и самоуправления – его нужно регулярно разгребать, чистить.
http://www.top-manager.ru/?a=1&id=870
Оригинал записи находится на МОСКОВСКИЙ НАРОДНЫЙ РИЭЛТОР т.540-16-42.
Комментируйте эту запись здесь.
